Privacyreglement

Privacyreglement

Artikel 1: Doelstelling van de registratie
SoulMatters voert in opdracht van diverse opdrachtgevers werkzaamheden uit op het gebied van het verzorgen van trainingen persoonlijke ontwikkeling en coachingtrajecten. Voor een juiste en correcte uitvoering is het noodzakelijk een aantal persoonsgegevens vast te leggen. De opdrachtgever bepaalt voor een groot deel welke gegevens geregistreerd dienen te worden. Daarnaast kan registratie voorwaarde zijn voor het verstrekken van subsidiemaatregelen. SoulMatters handelt conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Het privacyreglement heeft tot doel:
•    Te voorkomen dat er misbruik gemaakt kan worden van persoonsgegevens die bij SoulMatters zijn opgeslagen;
•    Te voorkomen dat personeelsgegevens voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor zij bestemd zijn;
•    Een ieders recht op privacy te respecteren en te beschermen.

Artikel 2: Categorieën geregistreerde persoonsgegevens

Van de volgende categorieën personen worden persoonsgegevens geregistreerd:
1.Personeel in dienst (geweest) van SoulMatters;
2.Medewerkers van SoulMatters zonder dienstverband, zoals stagiaires;
3.Werkzoekenden die deelnemen of hebben deelgenomen aan een reïntegratietraject;
4.Deelnemers van coachingstrajecten die worden uitgevoerd door SoulMatters;
5.Personen wiens gegevens worden geregistreerd ten behoeve van overige activiteiten van SoulMatters, zoals gegevens naar voren komend uit enquêtes en onderzoeken en overige activiteiten.

Artikel 3: Soorten geregistreerde gegevens 

Per categorie worden de volgende gegevens geregistreerd:
1. Personeel:
•    Naam, voornamen, voorletters, roepnaam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, emailadres, geboortedatum, geslacht, leefvorm, bank- / gironummer, BSN;
•    Gegevens betreffende het dienstverband, zoals de aard, de inhoud en beëindiging;
•    Gegevens benodigd voor het kunnen bijhouden van aanwezigheidsregistratie, zoals verlof, arbeidsduurverkorting, datum ziekte- en herstelmeldingen;
•    Gegevens noodzakelijk om de CAO correct te kunnen toepassen;
•    Gegevens met betrekking tot het functioneren alsmede de loopbaanplanning;
•    Overige gegevens waarvan opname noodzakelijk is in verband met het toepassen van een of andere wet of regeling.

2. Medewerkers:
•    Naam, voornamen, voorletters, roepnaam, adres, postcode, woonplaats, Indien nodig telefoon, emailadres, geboortedatum, geslacht; aangevuld met informatie betreffende bank- / gironummer, BSN;
•    Indien van toepassing gegevens betreffende het contract;
•    Gegevens benodigd voor het kunnen bijhouden van aanwezigheidsregistratie;
•    Gegevens met betrekking tot het functioneren;
•    Overige gegevens waarvan opname noodzakelijk is in verband met het toepassen van een of andere wet of regeling.

3. Werkzoekenden:
•    Gegevens betreffende de opdrachtgever, zoals naam, adres, contactpersoon, datum en inhoud opdracht;
•    Gegevens betreffende de werkzoekende, zoals naam, voornamen, voorletters, roepnaam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, emailadres, geboortedatum, geslacht;
•    Gegevens noodzakelijk ten behoeve van het traject, zoals opleiding, werkervaring, arbeidsongeschiktheidsgegevens, beroepswens, in te zetten reïntegratiediensten, voortgang van het traject;
•    Overige gegevens waarvan opname noodzakelijk is in verband met het toepassen van een of andere wet of regeling.

4. Overige:
•    Gegevens gevraagd door de opdrachtgever;
•    Overige gegevens waarvan opname noodzakelijk is in verband met het juist en correct kunnen uitvoeren van verzuim- en casemanagement activiteiten, outplacement activiteiten, reïntegratie activiteiten, trainingen persoonlijke ontwikkeling en/of andere activiteiten.

Artikel 4: Gegevensopslag 

Met betrekking tot gegevensopslag is van toepassing dat:
•    Gegevens zijn opgeslagen in computerbestanden die slechts op te halen zijn door het volgen van een procedure waarin codes ingevoerd moeten worden;
•    Backup-tapes worden apart bewaard;
•    Schriftelijke dossiers zijn opgeslagen in afsluitbare kasten;
•    Het kantoorpand is tegen inbraak beveiligd;
•    Bij de beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst, alsmede bij het bereiken van de individuele (eind)resultaten, worden alle gegevens en gegevens die herleidbaar zijn tot cliënten ter beschikking gesteld van de opdrachtgever bij de betreffende eindrapportages.
•    Klantendossiers worden periodiek opgeschoond en vernietigd, slechts die gegevens worden bewaard die nog benodigd blijven, zoals voor een maatregel of wet;

Artikel 5: Toegang tot en uitgifte van gegevens

Toegang tot en uitgifte van gegevens uit de persoonsregistratie:
•    De directeur wijst binnen de organisatie werkzame personen aan die in het kader van de hen opgedragen werkzaamheden rechtstreeks toegang moeten hebben tot de registratie of onderdelen daarvan. De aanwijzing geschiedt op functieniveau;
•    Deze personen hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit voor het beheer respectievelijk de bewerking van de registratie noodzakelijk is;
•    Binnen de organisatie kunnen gegevens uit de persoonsregistratie alleen worden verstrekt  aan personen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van de geregistreerde, voor zover dit voor hun taakuitoefening noodzakelijk is;
•    Uitgifte van gegevens aan derde is toegestaan indien een wettelijk voorschrift ertoe verplicht de gegevens te verstrekken of indien de geregistreerde toestemming heeft verleend tot gegevensverstrekking;
•    De geregistreerde zelf heeft zonder kosten toegang tot zijn / haar eigen gegevens en kan schriftelijk een verzoek indienen om de gegevens te muteren.

Artikel 6: Omgang vertrouwelijke informatie

SoulMatters hanteert de volgende procedure met betrekking tot omgang van vertrouwelijke informatie inzake cliënten:
•    Procedures worden gecontroleerd door de directie.
•    In het werkoverleg met de medewerkers is de “privacy van cliënten en medewerkers” geagendeerd.
•    Bij de aanstelling van nieuwe medewerkers wordt aandacht besteed aan de privacy.
•    De medewerkers van SoulMatters hebben geheimhoudingsplicht jegens de cliënt.
•    Contractueel is vastgelegd dat vertrouwelijke informatie niet naar buiten kan en besproken kan worden met anderen zonder voorafgaande toestemming van de cliënt. Deze toestemming wordt tijdens de intake gevraagd aan de cliënt.
•    Gesprekken met cliënten zijn vertrouwelijk en worden in een vertrouwelijke omgeving gevoerd. Indien gewenst is er een aparte spreekkamer beschikbaar.

Artikel 7: Specificatie m.b.t. cliënten van UWV/Gemeentelijke opdrachtgevers.

In aanvulling op het bovenstaande wordt met betrekking tot klanten van het UWV en Gemeentelijke opdrachtgevers verklaard:
•    dat de door UWV/Gemeentelijke opdrachtgever verstrekte gegevens over klanten persoonsgegevens zijn in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet en de wet SUWI is bepaald;
•    dat de door UWV/Gemeentelijke opdrachtgever verstrekte gegevens uitsluitend voor het doel bestemd zijn waarvoor ze zijn overgedragen;
•    dat SoulMatters alle informatie over klanten die UWV/Gemeentelijke opdrachtgever overdraagt ten behoeve van uitvoering van het afgesloten contract geheim houdt en dat SoulMatters zorgdraagt dat deze informatie niet aan derden bekend wordt;
•    dat SoulMatters verantwoordelijk is voor deze geheimhoudingsplicht voor het personeel en voor het bij de uitvoering van werkzaamheden ingeschakelde derden en dat deze plicht wordt nageleefd;
•    dat SoulMatters bij beëindiging van de met UWV/Gemeentelijke opdrachtgever gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de klanten te herleiden gegevens, date en/of resultaten bij beëindiging van de begeleiding van de klanten ter beschikking stelt van UWV/Gemeentelijke opdrachtgever;
•    dat SoulMatters zich houdt aan de bepalingen in dit privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet bescherming persoonsgegevens blijft gelden.